Cara Mencetak dan Menyimpan Presentasi
Komputer Tips
Anda mungkin juga ingin mencetak salinan slide, baik untuk diri sendiri atau orang yang melihat presentasi Anda. Anda memiliki beberapa pilihan pencetakan yang khusus untuk PowerPoint. Pelajaran ini mencakup berbagai cara Anda dapat melihat dan mencetak slide PowerPoint, tergantung kebutuhan anda.
1. Melihat tampilan slide
Ketika menyelesaikan pekerjaan slide, atau menyelesaikan presentasi, Anda mungkin ingin melihat presentasi dalam tampilan slide. Ini akan memungkinkan Anda untuk melihat semua animasi dan transisi untuk setiap slide, dan memutuskan apakah akan melakukan perubahan atau untuk menambahkan yang dirasa masih kurang pada tampilan slide. Penting agar Anda dapat mengakses berbagai view PowerPoint dan dapat anda digunakan untuk berbagai tugas. Tiga dari empat pilihan view adalah Normal, Slide Sorter, dan Slide Show. View Slide yang terletak di bagian bawah, kanan jendela PowerPoint secara bawaan dalam tampilan Normal.
- Normal View: adalah tempat untuk mengetik dan mengedit slide. Anda juga dapat memindahkan slide dalam tab Slides pada task pane di sebelah kiri.
- Slide Sorter View: Miniatur slide dapat diatur pada layar dalam tampilan ini. Anda dapat menarik dan menyusun ulang slide, dan melihat slide sekaligus. Ini digunakan baik untuk mengkonfirmasi bahwa Anda memiliki semua yang diperlukan slide dan tidak ada yang sudah dihapus.
Cara Mencetak dan Menyimpan Presentasi
- Slide Show View: Pandangan ini memenuhi layar komputer dengan slide dan apa yang akan dilihat audiens ketika mereka melihat presentasi.
- Gunakan tombol panah, Page Up dan Page Down, dan tombol Enter untuk memindahkan melalui slide dalam tampilan slide. Tekan tombol ESC untuk mengakhiri slide.
- Untuk Melihat Presentasi di [Slide Show]:
- Klik perintah [Slide Show] di bagian bawah jendela. Tampilan sementara adalah tampilan Normal.
- Pilihan lain:
- Pilih tab [Slide Show] pada Ribbon.
- Klik pilihan [From Beginning] di kelompok [Start Slide Show] untuk memulai tampilan slide dari slide pertama.
- Klik pilihan [From Current Slide] di kelompok [Start Slide Show] untuk memulai tampilan slide dari slide yang dipilih. Perintah ini berguna jika Anda tertarik untuk melihat slide spesifik dalam tampilan.
2. Pilihan Lain Menampilkan Slide
- Anda dapat mengakses beberapa perintah dari berbagai lokasi pada Ribbon dalam PowerPoint. Salah satu perintah pada Ribbon yang memungkinkan Anda untuk membuat beberapa perubahan yang berbeda ke tampilan slide adalah [Set Up slide Show] pada tab [Slide Show] dalam grup [Set Up].
- Cara Mengakses [Set Up slide Show]:
- Pilih tab [Slide Show ] pada Ribbon.
- Klik perintah [Set Up Slide Show]. Kotak dialog [Set Up Show]akan muncul.
- Tetapkan pilihan yang diinginkan di kotak dialog di bawah ini.
- Klik [OK] untuk untuk menerapkan pengaturan.
3. Mengubah pilihan Slide Show
Pada kotak dialog Set Up Show ada beberapa pilihan:
- Show Type: Pengaturan standar adalah [Presented by a speaker(full screen), tetapi jika Anda berencana untuk menampilkan slide di stan pameran, atau jika orang akan melihat slide secara independen di jendela PowerPoint.
- Show Slides: Jika Anda ingin melewatkan salah satu slide dari awal atau akhir slide selama presentasi, masukkan jumlah slide di mana Anda ingin memulai dan mengakhiri presentasi di bagian ini.
- Show Options: Dalam bagian ini, Anda dapat memilih untuk tampilan slide penuh terus menerus, atau memutar slide narasi jika anda telah memasukkannya, atau memutar slide tanpa animasi, jika Anda telah menambahkan animasi ke slide.
- Advanced Slides: Jika Anda menambahkan waktu untuk setiap slide, dan pada bagian ini juga Anda dapat mengubah tampilan slide sehingga slide harus maju secara manual.
Menyembunyikan Salah satu Slide Ketika Presentasi:
- Pilih tab [Slide Show].
- Pilih slide yang tidak ingin ditampilkan pada mode slide show.
- Klik perintah [Hide Slide]. Setelah slide disembunyikan maka ikonnya disebelah kiri akan menjadi kabur.
- Klik perintah [Hide Slide]sekali lagi untuk mengembalikan ke posisi semula.
4. Menu Pada Tampilan Slide Show
- Arrows: Bagian kiri bawah. Panah kanan yang menampilkan slide berikutnya dan panah kiri menampilkan slide sebelumnya.
- Menu Icon: Klik menu icon dan muncul sebuah menu yang memberikan anda pilihan untuk berpindah ke slide Berikut atau Sebelumnya, melompat ke slide tertentu, mengubah pilihan layar, atau mengakhirinya.
- Pen Icon: Klik ikon pena dan muncul sebuah menu yang memungkinkan Anda untuk mengubah kursor ke titik bola pena, ujung pena, atau highlighter, dan memilih warna pena. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat catatan walaupu Anda sedang presentasi.
a. Notes Page View
Yang ke empat adalah Notes Page View. Hal ini Bukan bagian dari Normal View, namun dapat diakses dari tab [View]. Fasilitas ini menyediakan ruang untuk catatan presentasi, yang sering disebut catatan speaker. Catatan dapat ditambahkan ke presentasi dari tampilan ini. Anda dapat memasukkan catatan pembicara langsung ke tempat di Notes Page View, atau Normal, Anda dapat memasukkan catatan di daerah di bawah slide.
- Mengubah Notes Page View:
- Pilih tab [View].
- Cari empat perintah View pada sisi kiri atas.
- Klik [Notes Page View].
5. Menyimpan Presentasi Dalam Berbagai Format
Ketika anda menekan tombol office (kanan atas) maka salah satu pilihan yang muncul adalah [Save As] dan dalam menu ini ada 5 (lima) pilihan utama format penyimpanan file presentasi.
Pada bagian ini kita akan membahas cara menyimpan file dalam berbagai format. Namun yang akan kita bahas adalah penyimpanan yang tidak lazim bagi kaum awam. Mengapa? Karena yang paling lazim dilakukan adalah menyimpan presentasi dalam bentuk;
- PowerPoint 2007 [PowerPoint Presentation]
- Bentuk [PowerPoint 97-2003 Presentation]. Maksud dari point kedua ini adalah agar presentasi masih bisa dibuka pada Microsoft office 2003.
Sedangkan yang jarang dilakukan oleh kaum awam adalah menyimpan file presentasi dalam format;
- PowerPoint Show
- PDF or XPS
- Other Formats. Dalam pilihan ketiga ini masih sangat banyak sub-pilihan didalamnya.
Menyimpan Presentasi sebagai PowerPoint Show
Pilihan menyimpan file dalam format PowerPoint Show biasanya digunakan jika file presentasi dianggap sudah final dan tak ada lagi yang perlu dirubah. Namun demikian sebenarnya file ini masih bisa diedit. Ciri khas file ini adalah ketika di-klik kanan, yang muncul pertama adalah menu [Show] dan bukan open.
Langkah-langkah penyimpanannya adalah seperti berikut;
- Buka presentasi PowerPoint
- Klik Microsoft Office ikon dan klik [Save As...].
- Pilih PowerPoint Show
- Klik [Save] untuk menutup jendela penyimpanan.
Menyimpan Presentasi sebagai XML Paper Spesification :
- Buka presentasi PowerPoint.
- Klik ikon Microsoft Office dan klik [Save As].
- Klik [PDF or XPS] dalam submenu Save As.
- Dalam kotak dialog [Publish as PDF or XPS] silahkan;
- File Name : Ketik nama file untuk dokumen XPS Anda.
- Save As Type : Secara default, PDF muncul sebagai jenis file.
- Klik panah drop down dan pilih [XPS Document]
- Klik [Publish] untuk menyimpan.
Jika Anda memiliki penampil XPS terinstal di komputer Anda bisa langsung membuka dan melihat hasilnya
Pilihan-pilihan ketika hendak menyimpan file XPS:
- Standard (Publishing Online and Printing): Pilihan kotak ini untuk menjaga kondisi resolusi grafis dan menyimpan file yang dioptimalkan untuk dicetak.
- Minimum size(Publishing Online): Pilihan untuk Web hosting dan tampilan layar, klik tombol radio untuk mengurangi ukuran file.
Options... : Klik tombol ini dan sejumlah pilihan yang tersedia sama dengan pilihan Anda ketika mencetak file PowerPoint. Anda dapat memilih slide untuk ekspor, pilih halaman untuk mengekspor catatan-catatan pembicara, handout audiens untuk diekspor, dan lain-lain.
Publish: Klik tombol Publish untuk menyimpan file dalam XPS format.
Menyimpan Presentasi sebagai PDF
- Buka presentasi PowerPoint.
- Klik Microsoft Office ikon dan klik [Save As].
- Klik [PDF or XPS] dalam submenu Save As, seperti ditunjukkan pada Gambar dibawah ini
- Dalam kotak dialog [Publish as PDF or XPS] silahkan;
- File Name : Ketik nama file untuk dokumen PDF Anda.
- Save As Type : Secara default, PDF muncul sebagai jenis file.
- Klik [Publish] untuk menyimpan.
- Jika Anda memiliki penampil PDF atau dikenal PDF reader yang terinstal di komputer Anda bisa langsung membuka dan melihat hasilnya
- Untuk dapat menyimpan file presentasi dalam format PDF maupun XPS anda harus mempunyai addins yang terinstal dikomputer anda. Jika anda belum memilikinya maka anda harus mendowloadnya dari Microsoft secara gratis.
Menyimpan Presentasi sebagai Gambar (PNG)
Penyimpanan file presentasi dalam format gambar misalnya PNG adalah sebenarnya tidak ditujukan untuk presentasi tetapi untuk dicetak termasuk juga untuk melindungi naskah ketikan dari copy-paste. Harap diingat bahwa jika anda menyimpan dalam format gambar kalimatnya tidak bisa lagi diedit karena sudah berupa file gambar. Langkah-langkah penyimpanan;
- Buka presentasi dalam PowerPoint Anda.
- Klik ikon Microsoft Office dan pilih [Save As] dari menu yang muncul.
- Pilih dan klik [Other Formats]
- Dari jendela [Save As] pada kolom [Save as Type] klik panah drop down dan akan muncul banyak sekali pilihan.
- Pilih [PNG Portable Network Graphics Format
- Klik Save untuk mengakhiri penyimpanan.
- Kedua file diatas adalah bukan lagi file PowerPoint tetapi sudah berbentuk image (gambar) dan tidak bisa lagi diedit kata-katanya dalam powerpoint.
6. Mencetak Slide
Anda mungkin ingin mencetak salinan slide Anda untuk orang-orang yang melihat presentasi atau untuk diri sendiri. Terdapat tiga pilihan cetak tersedia dari Microsoft Office Tombol menu Print, Quick Print, dan Print Preview.
Menggunakan Print Preview:
- Klik Tombol Microsoft Office.
- Pilih [Print Preview]. Presentasi terbuka dalam format Print Preview.
Dari sini Anda dapat melihat setiap slide dalam grayscale, membuat keputusan tentang apakah akan mencetak slide sebagai handout atau individual, option, dan banyak lagi.
Mencetak Slide:
- Klik tombol Microsoft Office Button.
- Pilih [Print] lalu pilih [Print] di jendela sebelah kanan. Kotak dialog akan muncul.
- Pilih printer yang ingin Anda gunakan, jika Anda memiliki lebih dari satu printer.Klik [Properties]. Dari sini anda dapat membuat pilihan tentang ukuran kertas dan apakah untuk mencetak dua sisi. Pilihan ini berbeda dari printer ke printer.
- Klk [OK] jika anda sudah membuat pilihan.
Mencetak Slide Handouts:
- Klik tombol Microsoft Office Button.
- Pilih [Print] lalu pilih [Print] di jendela sebelah kanan. Kotak dialog akan muncul.
- Pilih printer yang ingin Anda gunakan, jika Anda memiliki lebih dari satu printer.
- Klik [Properties]. Dari sini anda dapat membuat pilihan tentang ukuran kertas dan apakah untuk mencetak dua sisi. Pilihan ini berbeda dari printer ke printer.
- Klik panah dorp down dibawah menu [Print what] dan klik pilihan [Handouts].Pada pilihan [Slides per page] tetapkan berapa slide yang akan dimasukkan dalam satu lembar cetakan, dalam contoh ini kita pilih 6 slide.
- Klik [OK] dan print akan segera bekerja.
Print out dalam format handout harus memperhatikan kemampuan audiens untuk membacanya karena pilihan print hondout hurufnya jauh lebih kecil daripada aslinya. Bisa jadi tidak bisa dibaca sama sekali oleh audiens.